معمولاً آنها هيچ اختياري براي حضور در دادگاه از طرف موكل خود ندارند. نقش آنها محدود به تهيه پيش نويس، احراز هويت و ثبت انواع خاصي از اسناد معاملاتي يا حقوقي است. در برخي از كشورها، مانند هلند، فرانسه، ايتاليا، يا كبك (كانادا) در ميان كشورهاي ديگر، آنها همچنين يك نسخه كوتاه از اسناد خود را - به شكل يادداشت - در پروتكل‌هاي اسناد رسمي يا بايگاني نگه مي‌دارند.
دفاتر اسناد رسمي به طور كلي داراي مدرك ليسانس در رشته حقوق مدني و مدرك تحصيلات تكميلي در رشته حقوق اسناد رسمي هستند. حقوق سردفتري شامل تخصص در طيف گسترده اي از حقوق خصوصي از جمله حقوق خانواده، حقوق املاك و وصيت، حمل و نقل و حقوق مالكيت، قانون نمايندگي، و حقوق قرارداد و شركت است. سردفترهاي دانشجويي بايد يك دوره كارآموزي طولاني مدت يا كارآموزي را به عنوان كارآموز به عنوان سردفتر اسناد رسمي بگذرانند و معمولاً قبل از شروع به كار به عنوان شريك يا افتتاح يك دفتر خصوصي، چند سال را به عنوان دستيار كوچك در يك دفتر اسناد رسمي سپري مي كنند. چنين رويه‌اي معمولاً به شدت تنظيم مي‌شود، و اكثر كشورها مناطق را به مناطق سردفتري با تعداد معيني از سمت‌هاي دفتر اسناد رسمي تقسيم مي‌كنند. اين باعث مي شود كه قرارهاي سردفتري بسيار محدود شود.
اسناد رسمي
يك سردفتر اسناد رسمي حقوق مدني به عنوان يك وكيل اسناد حقوقي به نام اسناد رسمي را تنظيم و اجرا مي كند (Fr acte notarié, Sp instrumento notarial, It atto notarile, Du notariële akte, Ger notarielle Urkunde, Notariatsurkunde). براي معتبر بودن، سند رسمي بايد همزمان (uno contextu) توسط پديدآورنده يا طرفين سند، گاهي در حضور شاهدان گواه، قبل از سردفتري كه مراسم امضا را نيز امضا مي‌كند و انجام مي‌دهد، امضا شود.
اثرات ثانويه
اسناد رسمي را نمي توان با اسناد قبلي يا بعدي (مثلاً قراردادهاي ساده) تغيير داد يا لغو كرد. به عبارت ديگر، به عنوان مثال، وصيت نامه اسناد رسمي را نمي توان با قانون يا وصيت نامه غيررسمي اصلاح يا جايگزين كرد. آنها همچنين مانع (ممانعت مي‌كنند) ظاهري به‌عنوان منكر قرارداد از ارائه اكثر دفاع‌هاي مثبت در مورد قابليت اجرا، از جمله: (1) non est factum، (2) مطالب به درستي بيانگر مقاصد ظاهران نيست، و (3) دفاع در برابر شكل‌گيري (به عنوان مثال، ultra vires، كمبود ظرفيت، اجراي نامناسب و غيره).
يكي از مواردي كه اسناد سردفتري حقوق مدني را از اسناد وكيل عادي متمايز مي كند اين است كه در سيستم هاي حقوقي كامن لا، پيش نويس ها و رونوشت هاي غير همسان اسناد جداگانه تلقي مي شوند، در حالي كه طبق قانون مدني اسناد عمومي ممكن است با ادله ثانويه اثبات شوند. . يك دقيقه اجرا نشده مدرك دست اول يك ساز تلقي مي شود و اصل آن در نظر گرفته مي شود، در حالي كه غرق شدن اين گونه نيست. از اين رو، دقيقه همان طور كه از نسخه يا ابزار خود اجرا كننده متمايز مي شود، اعتبار يا ابزار اصلي نوشتن است.